By Jamie Flinchbaugh, Lean Learning Center
http://www.leanblog.org/2009/01/5s-for-email.html
 
        你是否拥有一个或很多个邮箱帐号，这些邮箱的滚动条很小，但是邮箱中的邮件却很多？你是否经常从成千上万的邮件中寻找你所要的邮件？如果是，是时候将5S应用在你的邮箱上了。
 
步骤1：整理
第一件事，将所有旧邮件筛选出来。你必须很果断地处理这件事，不要留下任何你认为永远不会回复的邮件。如果有附件的话，你可以保存或者打印。最后，要尽可能处理多一些邮件。
步骤2：清扫
当我们谈及电脑程序，并不是像我们真实世界中那样的清扫行为。但是也需要使得你的邮箱页面具备合适的工具条和合适的布局，把任何不合适的东西清理掉。
步骤3：整顿
现在，我们已经知道了哪些需要留下的，下一个任务就是找一个地方放置你的邮件。最简单和最明显的方式就是基于任务或者工作包建立文件夹，这样邮件可以被归类做后续之用。最终的目的就是从你的收件箱尽可能多的移除邮件。
步骤4：清洁
这个步骤非常重要，你需要设置一些规则使你的邮箱保持清洁，比如你应该考虑为你的收件箱设置一个最大邮件数，一旦数量超出，你必须开始新一轮筛选和清理。你也可以设置每个文件夹内允许的邮件数。再一个规则就是任何未读邮件在经过一段时间后自动删除。设置规则的目的是使得一切有序的进行。
步骤5：维持
最后一步是设置一个快速的稽核流程，使得规则可以被执行，而你的邮箱因此保持好的状态。一开始的时候，稽核需要每天执行，以监督规则的执行情况。过些时间，这个工作就会变得有效仿性，而你也会被你的同事所羡慕。尝试一下吧，你不再需要为查找大量邮件而恐惧，而你也可以更快速地回复别人的邮件。最后要说的是，这个小练习是将精益工具应用到知识管理领域的一个好方式。